Mieux gérer ses mails, LA bonne résolution de 2013 ?

Arrêter de fumer, faire du sport, regarder Arte plutôt que la Star Ac’, donner au Téléthon ET au Sidaction, la liste des bonnes résolutions potentielles pour 2013 est longue comme un jour sans pinte, comme on dit en Irlande. Et il est donc forcément difficile de faire le bon choix.

Pourtant, si une seule bonne résolution devait être prise cette année, il nous semble qu’elle devrait concerner la gestion de nos e-mails professionnels, puisque nous y passons beaucoup trop de temps.

En effet, selon une étude BVA datant du mois de septembre, plus d'un quart des salariés (26%) disent passer plus d'une heure par jour à traiter leurs courriels et 46% y consacrent entre 20 minutes et une heure. 7% de salariés passent plus de 2 heures à traiter leur courrier électronique (!) et 19% entre une heure et deux heures.

Là où tout s’emmêle avec les e-mails, c’est que 61% des salariés qui ont accès à leurs courriels professionnels en dehors du bureau les consultent régulièrement le soir, 47% pendant le week-end et 43% pendant les vacances. Résultat : pour près de la moitié de ces salariés (48%), c'est une source de stress. D’autant que l’on estime à 25 % les mails qui ne servent à rien…

Or, une enquête récente de la CFDT vient de confirmer la chose : la majorité des cadres non seulement travaille en moyenne 47 h par semaine au bureau, mais poursuit la journée de travail à la maison, soirs et week-end.
 Internet et les smartphones ont décalé la sphère professionnelle vers le privé.  Du coup, parmi les encadrants, seuls 27% des femmes et 35% des hommes déclarent trouver un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Mais alors, que faire ?

En Allemagne, Volkswagen a décidé de prendre le taureau par les cornes. La marque a déclaré l’internein : depuis décembre 2011, le renvoi des courriels professionnels vers les smartphones des salariés, sauf ceux des cadres supérieurs, est désactivé dès 18h15, jusqu'au lendemain matin 7 heures. 

Bonne idée.

Mais puisque l’on a pas tous la chance de travailler pour la voiture du peuple, voici quelques conseils pratiques pour mieux gérer ses mails, tirés d’un document publié en 2011 par l’Observatoire sur la responsabilité sociétale des entreprises (Orse).

- Première d’entre elles : ne pas demander à sa boîte mail un accusé de réception systématique ! Utiliser cette option uniquement pour les messages les plus importants.

- Essayer de limiter au maximum la liste de destinataires d’un mail, en l'adressant à ceux qui sont réellement concernés. Cela réduira le trafic.

- Se réserver une à trois plages horaires quotidiennes pour consulter ses nouveaux mails. Et s’y tenir !

- Enfin, belle lapalissade : n’envoyer des mails professionnels qu’aux horaires de travail, et ne les consulter qu’à ces moments-là.

 On en ajoutera un dernier pour la route : n’hésitez pas à prendre le téléphone pour joindre vos correspondants. Ce n’est pas encore totalement has been, et c’est beaucoup plus sympa.